开发区·铁山区卫生健康局政府采购内控管理制度

　　为进一步规范本单位政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据黄石经济技术开发区·铁山区财政局《 关于推行黄石经济技术开发区·铁山区“采购人内控建设分级管理”评价等结果运用的通知》（黄开铁财发〔2024〕6号）相关规定，结合本单位实际进一步完善了政府采购内控管理制度。

一、总体目标

按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进政府采购提质增效。

二、适用范围

本单位使用财政性资金购买货物、服务和工程等采购活动的内控管理。

（一）财政性资金：是指纳入预算管理的资金。

（二）采购：是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

（三）货物：是指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、产品等。

（四）工程：是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

（五）服务：是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。

三、组织架构及责任分工

（一）政府采购领导小组

领导小组主要负责对本单位政府采购活动中的相关事项进行协调、审议和决策。组长由财务分管领导担任，采购成员由各科室负责人、办公室负责人、财务人员担任。

（二）归口管理

局办公室为本单位政府采购归口管理科室，主要负责本单位政府采购工作的执行管理和对外沟通协调，指导和督促所属单位政府采购工作，包括但不限于：

1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制，并督促指导执行。

2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行；参加主管预算、财政等组织的学习培训、业务研讨、咨询论证。

3.配合主管科室组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。主要包括：统筹规划本单位全年政府采购项目面向中小企业及小微企业采购的预留份额，落实支持中小企业发展政策；采购代理机构的选择、委托、协调和履职监督；组织采购活动中涉及的采购意向、单一来源采购论证、采购公告、结果公告、合同公告、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息的公开；协调委派采购人代表、现场监督人员和自行采购时评审人员的选定；协调业务需求、财务等确认采购文件和采购结果、签订采购合同、履约验收及资金支付；负责采购方式变更、进口产品采购、单一来源采购等程序涉及的报批工作；组织处理应由采购人答复的询问、质疑，配合财政部门投诉处理、监督检查等工作。

4.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责预算管理一体化政府采购模块系统操作，负责完成政府采购信息统计工作。

5.负责政府采购项目等相关档案（含电子档案）的资料收集、整理、归档、移交档案室保存、借阅等。

（三）业务需求

根据工作需要提出政府采购需求的科室均为本单位政府采购业务需求科室，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作，包括但不限于：

1.按照预算管理要求，提供相关材料向财务申报项目预算；对需要报有关科室立项审批的采购项目，按立项审批要求组织材料并申报。

2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定采购意向信息，并将需要公开的信息交归口管理部门完成信息公开。负责采购执行中涉及的采购需求和采购实施计划内容的说明、确认，提供需要报请财政部门审批的相关材料。

3.负责政府采购合同签订及履约管理，督促项目执行进度，参与履约验收活动，协调资金支付。

（四）财务

局办公室承担本单位政府采购财务职能，主要负责采购预算编制、执行管理等工作，具体职责如下：

1.负责组织政府采购预算的汇总、审核、编制、报送和调整，组织协调财政预算评审工作，办理采购资金的支付。

2.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。

3.履行财务监督和管理职责，按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。

（五）监督

财务分管领导承担本单位政府采购监督职能，主要负责本单位政府采购廉洁风险防范，对本单位政府采购活动中的工作人员履行职责、行使权力进行监督，具体职责如下：

1.负责协助本单位基层党组织加强政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的意见建议。

2.牵头受理处置党员和群众检举举报，开展谈话提醒、约谈函询；对政府采购过程中出现违反党章和其他党内法规的案件进行调查、核实。

（六）不相容岗位分离

四、内部决策流程

按照财务制度要求，规范高效决策，结合政府采购项目预算金额、采购事项重要程度、风险防控要求等因素，本单位政府采购决策程序分为一般决策程序、领导小组会议决策程序、单位党组会决策程序等。

五、风险控制要求

各部门要依据科室职责，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核等岗位的工作要求和执行标准。

（一）建立岗位之间相互监督制约机制

采购需求制定与内部审核、采购文件编制与确认、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，设置岗位AB角工作机制。

（二）建立轮岗交流制度

归口管理科室、业务需求科室要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上应当缩短轮岗年限，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。业务需求科室要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。

六、政府采购流程及要求

适用于本单位在一个财政年度内，同一个预算项目下的同一采购品目汇总预算金额达到湖北省现行政府集中采购目录或者采购限额标准规定的相应数额标准。一个采购项目资金来源于多个预算项目，按照汇总后的预算金额计算相应数额标准。

一个预算项目的认定标准：一般指部门预算项目库中的一个项目或者财政部门预算批复文件中明确的一个项目。

采购品目的认定标准：按照有利于项目实施的原则确定项目属性。参考财政部《政府采购品目分类目录》（财库〔2022〕31号）对项目属性进行理解和分类。

（一）编制政府采购预算

1.相关制度依据：《政府采购法》第三十三条、部门预算编制通知、政府集中采购目录及标准。

2.职责分工：业务需求科室负责提出项目需求，提供预算编制的基础材料及费用构成明细，提出涉及的政府采购事项和对应的预算；财务部门负责汇总、审核、编制和报送政府采购预算。

3.基本流程：

（1）提出项目预算需求

业务需求科室根据单位部门预算编制工作要求，经过需求调查，测算项目经费构成，提出下一年度项目预算需求，报财务初审、汇总。

（2）财务审核

财务根据单位预算编制管理要求，对业务需求部门提交的项目预算申请进行审核，对金额较大、技术复杂、专业性强的一次性项目，可以委托第三方专业机构进行预算审查。

（3）编制采购预算

经财务审核，预算金额达到政府采购相应限额的，由财务编制政府采购预算并明确有关指标标识；经审核未达到相应限额的，应当转为“非政府采购流程”处理。

（4）特别注意

预留采购份额专门面向中小企业采购。业务需求部门根据项目实际，确定该项目是否专门面向中小企业、是否专门面向小微企业，不专门面向中小企业的项目，业务需求部门应当根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》提供相应的依据。归口科室对本单位全年政府采购项目面向中小企业的预留份额进行统筹协调。除规定可以不专门面向中小企业采购的情形外，预算金额在公开招标限额以下的货物、工程和服务政府采购项目，适宜由中小企业提供的，原则上应当专门面向中小企业采购；公开招标限额以上的货物、工程和服务采购项目，确保预留采购预算总额的50%以上专门面向中小企业采购，其中预留给小微企业的比例不低于65%。

（二）公开采购意向

    1.相关制度依据：《关于开展政府采购意向公开工作的通知》（财库〔2020〕10号）等。

2.职责分工：业务需求科室负责提供采购意向公开内容，归口管理部门负责组织公开本单位采购意向。

3.基本流程：

（1）确定意向公开内容。

（2）集中发布采购意向。

（3）追加发布采购意向。

（三）制定采购需求

1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法实施条例》等。

2.职责分工：各部门按职责分工履行各自职责。

3.基本流程：采购需求应当依据批复的部门预算（工程项目概预算）编制。采购需求包括技术、商务等要求。

（1）提出采购需求。业务需求单位负责采购需求编制，开展需求调查，按照《政府采购需求管理办法》规定的内容和要求，需经业务需求部门逐一审核确认，并由业务需求部门对其提出的采购需求负责。

（2）确定采购需求。

（3）采购需求调整。适用于采购需求确定后，在采购活动开展过程中需要对采购需求进行调整。

（四）采购计划备案

1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等。

2.职责分工：业务需求科室负责编制采购计划，财务部门、法规部门等负责开展合法性审查，归口管理部门负责计划备案。

3.基本流程：采购计划应当根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。

（1）拟定采购计划。业务需求科室负责填写采购计划确认单，经分管领导签字后，报资产管理部门审核。

（2）采购计划备案。审核单位依据前期预算编制、需求编制等确定的事项，对拟定的采购计划进行审查，主要审查是否开展意向公开、预算金额是否超出编制计划、采购方式是否合法合规、是否落实支持中小企业发展政策等，业务需求科室应当配合提供有关信息。审查通过后交归口管理部门进行备案。

（3）采购计划调整。适用于采购计划确定后，在后续开展采购活动的过程中需要对采购计划进行调整。

（五）公开采购信息

1.相关制度规定：《政府采购信息发布管理办法》（财政部令第101号）等。

2.职责分工：归口管理科室负责本单位政府采购信息的公开工作，及时协调集采机构或采购代理机构，确保依法及时完整公开信息，切实防范信息发布风险，其他有关科室应当积极配合，提供需要公开的信息并对原始信息的真实性和准确性负责。

（六）履约验收

1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》等。

2.职责分工：归口管理科室负责组织本单位政府采购项目的履约验收工作（由于岗位不相容原则，归口管理科室自身不参与验收过程）；业务需求科室（以及其他采购单位认为需要参与的部门）参与采购项目的履约验收工作。

3.基本流程：

（1）组建验收小组

对自行验收的项目，由归口管理科室负责组建项目验收小组。

对委托代理机构开展验收的项目，根据委托协议开展有关工作。

大型或复杂的政府采购项目，可邀请第三方专业机构（如质量检测机构）等参与，专业机构的选派由纪检负责，按照采购人和使用人分离的政府采购项目，应当邀请实际使用人代表参与验收，参与验收的代表由实际使用人自行确定，采购人不得干扰。

向社会公众提供的公共服务项目，应当邀请服务对象代表参与验收，参与验收的服务对象代表由服务对象自行确定，服务对象为不特定人群时，可通过随机选取的方式确定，并将有关情况在一定范围内公开。

（2）制定验收方案。自行验收的项目由资产部门牵头制定验收方案；委托验收的项目由代理机构按照委托协议制定验收方案，纪检部门审查后开展。

（3）开展验收。验收小组根据项目采购需求和依法签订的政府采购合同，对供应商的履约情况逐项进行验收，小组成员独立发表验收意见。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。采取按进度履约、分阶段验收的项目，应当按进度、分阶段出具验收意见，作为最终验收报告的依据。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节。工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。

（七）资金支付

1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法实施条例》第五十一条等。

2.职责分工：财务负责采购资金的支付，业务需求科室负责提供支付依据。

3.基本流程：由财务通过预算一体化系统，严格按照合同约定和国库管理制度规定办理办理资金支付。

（八）资料归档。采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

1.相关制度依据：《中华人民共和国政府采购法》第四十二条，《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条。

2.职责分工：归口管理科室负责政府采购档案归集，按规定移交档案管理部门归档。

3.基本流程：归口管理科室负责采购项目档案的收集、整理、归档。

（九）询问、质疑与投诉处理

1.相关制度规定：《中华人民共和国政府采购法》《政府采购法实施条例》《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）等。

2.职责分工：对应当由采购人负责答复的供应商询问、质疑和投诉，由归口管理科室负责牵头组织业务需求等其他部门进行答复；对应当由采购代理机构负责答复的询问、质疑和投诉，归口管理部门应当督促采购代理机构依法规范答复。询问、质疑及投诉答复应当坚持公平客观的原则，原则上应当与采购操作执行岗位分开设置，业务需求科室负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料，对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。

七、考核评价和奖惩机制

加强对政府采购人员的考核和评价，按规定进行岗位交流和轮岗，对不称职的人员及时进行调整和处理；对政府采购过程中，表现较好的业务科室，实施符合规定的相关奖励机制。

八、其他要求

1.定期或不定期开展政府采购学习、培训，进一步提高采购人员的业务素质和水平能力。

2.严格将负面清单列入禁止事项。

3.政府采购预算做到应编尽编、应采尽采，严格执行“无预算不采购”。

4.杜绝在对同一预算项目下的同一品目或类别的项目进行拆分，化整为零规避政府采购。

5.在政府采购项目实施过程中实施绩效监控。