正文
为进一步规范单位政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据政府采购法律法规规章制度、行政事业单位内控管理要求以及《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016]99号)《政府采购需求管理办法》《湖北省政府集中采购目录及标准》等相关规定，结合本单位实际，制定本制度。
一、总体目标
按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重权责对等与依法惩处并行”总体要求，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为原则，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进本单位政府采购提质增效。
二、适用范围
本办法适用于本单位政府采购活动的内控管理。
三、政府采购的范围
政府采购:是指本单位使用财政性资金采购依法制定的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
四、组织架构及责任分工
(一)政府采购领导小组
政府采购领导小组主要负责对本单位政府采购活动中的相关事项进行协调、审议和决策。领导小组组长由分管政府采购工作的领导担任，成员由本单位政府采购业务归口管理部门组成。领导小组办公室设在党政综合办公室。业务需求部门是政府采购项目采购的主要提出或者使用部门，由本单位各业务科室组成，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作。
(二)归口管理部门
明确党政综合办公室为单位政府采购归口管理部门，采购专管员为党政综合办公室工作人员。作为政府采购业务归口管理部门，负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通协调，指导和督促下属单位政府采购工作具体职责如下:
1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制，并督促指导执行。主管预算单位应督促指导下属单位加强政府采购内控管理。
2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行;参加主管预算单位、财政部门等组织的学习培训、业务研讨、咨询论证。
3.牵头组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。主要包括:汇总审核预算项目中的政府采购预算;组织审查采购需求和采购实施计划，统筹安排本单位政府采购项目执行进度;组织本部门(系统)预留采购份额面向中小企业采购，落实支持中小企业发展政策;负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理;组织采购活动中涉及的采购意向、单一来源采购论证、采购公告、结果公告、合同公告、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息的公开;组织委派采购人代表、现场监督人员和自行选定评审专家;组织确认采购文件和采购结果、签订采购合同、履约验收;组织采购方式变更、进口产品采购涉及的报批工作;组织处理应由采购人答复的询问、质疑和配合财政部门投诉处理、监督检查等工作。
4.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责系统操作，完成政府采购信息统计工作。
5.负责政府采购项目等相关档案(含电子档案)资料的收集整理，移交档案室归档。
6.负责对接主管预算单位的归口管理部门或者区财政局政府采购办公室，办理日常资料报送、业务咨询、审核、审批等业务。
7.单位领导或者领导小组交办的其他工作事宜。
五、内部决策流程
按照“三重一大”制度要求，规范高效决策，在实施预算金额为1万元以上的采购项目时，要召开党委会讨论，党政领导进行集体讨论决策，决策过程形成完整记录，不得单独决策或者擅自改变集体决策。采购项目的重点环节应确保在坚持“经领导集体决策通过、遵循国家法律法规、符合财政局等上级采购主管单位要求、已与项目涉及各方单位达成一致”原则的条件下开展落实。
六、岗位设置及风险控制要求
(一)岗位设置要求
归口管理部门应明确政府采购专管员，负责本单位政府采购工作的组织和协调;主管预算单位归口管理部门的专管员还要负责指导和协调下属单位政府采购工作。
业务需求部门应明确一名工作人员，负责项目采购过程中的沟通协调工作;明确负责采购需求制定的工作人员，负责组织协调采购需求编制工作。
(二)风险防控机制
建立岗位之间相互监督制约的机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务,原则上应当由2人以上共同办理,并明确主要负责人员。
建立轮岗交流制度,归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,风险等级高的岗位原则上5年轮岗，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。
七、采购流程及要求
根据国家和我省现行政府采购法律法规规章制度规定，对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责，制定本单位内部采购流程及要求。
(一)编制政府采购预算
1.相关制度依据和编制原则。采购法第三十三条、区财政局当年印发的区级部门预算编制通知、经省政府同意后发布的当年《湖北省政府集中采购目录及标准》《政府采购促进中小企业发展管理办法》。
政府采购预算编制需遵循:需求合理、物有所值;同步编制，统一批复;调控引导，落实政策;强化预算，不编不采;调整追加，科学规范;资金落实，加快执行;规范管理，项目明晰;花钱问效，无效追责的原则，严格落实“过紧日子”“厉行节约，反对浪费”等精神。
2.职责分工。业务需求部门负责提出项目需求，提供预算编制的基础材料及费用构成明细，提出涉及的政府采购事项和对应的预算;归口管理部门负责审核预算项目中涉及的政府采购预算;财务部门负责组织政府采购预算的汇总、审核、编制、报送和调整(剂)。
3.预留采购份额专门面向中小企业采购。
根据《财政部工业和信息化部关于印发<政府采购促进中小企业发展管理办法>的通知》(财库〔2020]46号)的规定，主管预算单位负责统筹落实本部门预留份额面向中小企业采购政策。
4.执行中追加、调剂预算和紧急采购
执行中需要追加预算的，由业务需求部门提出并提供相应依财务部门审核后，履行决策程序，报主管预算单位、区财政局。
需要调剂预算的，应当符合市级预算调剂管理办法规定，由业务需求部门提出并提供相应依据，财务部门审核后，履行决策程序。
紧急采购指对因严重自然灾害和其他不可抗力事件导致需要紧急实施的政府采购，履行内部程序后，可不再执行政府采购相关规定。
(二)公开采购意向
1.相关制度依据。财政部门关于政府采购意向公开的规定《黄石经济技术开发区·铁山区财政局关于开展政府采购意向公开工作的通知》。
2.职责分工。归口管理部门负责组织公开本单位采购意向;业务需求部门负责提供采购意向公开内容。
3.基本流程。
(1)确定意向公开内容。业务需求部门根据批复的采购预算，结合项目实施安排，确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间等意向信息，履行决策程序，报归口管理部门。
(2)发布采购意向。归口管理部门汇总、审核业务需求部门提交的采购意向信息，拟公开的采购意向信息应与批复的采购预算信息和本单位采购实施进度安排一致，应符合财政部门信息发布管理要求，登录相关业务系统录入、发布采购意向信息。审核不符合规定的，反馈业务需求部门进行补充完善。
(三)制定采购需求
相关制度依据和要求。采购法实施条例第十一条、十五条、《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)。
采购人应切实履行采购需求管理主体责任，按照需求管理办法规定开展需求管理各项工作，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。主要预算单位同时负责指导本部门采购需求管理工作。
(四)编制采购实施计划
1.基本流程。采购实施计划应当根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。
(1)拟定采购实施计划。业务需求部门负责拟定采购实施计划，履行决策程序，形成书面《政府采购项目采购实施计划》报归口管理部门。
(2)审查采购实施计划。归口管理部门负责组织审查采购实施计划，依据《政府采购需求管理办法》规定的审查标准进行审查，履行决策程序。
(3)确定采购实施计划。审查通过后，业务需求部门负责组织履行决策程序，确定采购实施计划。
(4)采购计划备案。根据项目实际情况向区财政部门进行备案。业务需求部门向归口管理部门提供采购计划备案所需填报事项，履行决策程序，报归口管理部门汇总、统筹、审核。
采购实施计划内容应包括采购品目、项目名称、采购组织形式、委托代理机构类型、采购方式、项目名称、数量、金额、是否面向中小企业等。
（5)采购执行。生成采购计划编号后，携带《采购计划实施备案表》委托所选择的代理机构。由代理机构在“湖北省政府采购网”及相关网站公开发布采购公告、组织实施进场交易。
(五)采购方式变更审核
业务需求部门根据项目实际，提出采购方式变更需求并提供相关证明材料，履行决策程序，归口管理部门组织报主管预算单位、财政局审核。采取单一来源采购方式的，业务需求部门提供相关证明材料后，归口管理部门组织专业人员进行论证、公示通过后，再履行决策程序。
对未达到公开招标数额标准已采取公开招标方式采购废标的项目，需要采取公开招标之外的其他采购方式的，履行决策程序即可，无需报财政局审批。采取单一来源采购方式的，要论证公示通过后，再履行决策程序。
(六)采购合同管理
业务需求部门在项目中标(成交)通知书发出之日起5个工作日内，按照采购文件及中标(成交)供应商投标(响应)文件约定事项与中标(成交)供应商协商草拟采购合同，具体条款应当包括项目的验收要求、与履约验收挂钩的资金支付条件及时间、争议处理规定、采购人及供应商各自权利义务等内容。经法规部门合法性审查后，履行决策程序。
合同签订后，业务需求部门同时将合同副本及电子文档送财务部门，政府采购专员负责在合同签订当天起2个工作日内，在“湖北省政府采购网”黄石经济技术开发区政府采购一体化平台”完成合同公告和备案。
(七)履约验收
1.相关制度依据。采购法第四十一条，采购法实施条例第四十五条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第七十四条,《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第 74号)第二十四条，政府采购需求管理办法》财库[2021]22号)第二十四条，《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》(财库〔2016]205号)等
所有政府采购项目均需进行履约验收。
2.基本流程。
(1)验收依据。采购实施计划中明确的履约验收方案和本项目依法签订的采购合同
(2)组建验收小组。对需要组建验收小组进行验收的项目合同履行达到验收条件时，供应商向采购人提出项目验收建议。
采购人应当自收到建议之日起3个工作日内启动项目验收，由归口管理部门组织内部相关部门、第三方专业机构或者专业人员成立政府采购项目履约验收小组，负责监督的部门参与监督。
供应商就采购结果提出质疑、投诉、举报的采购项目，在验收前应告知该供应商可以对项目履约验收情况进行社会监督。
(3) 开展验收。验收小组根据项目采购需求和依法签订的政府采购合同，对供应商的履约情况逐项进行验收，小组成员独立发表验收意见。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。采取按进度履约、分阶段验收的项目，应当制定分阶段验收的方案，按进度、分阶段出具验收意见，作为最终验收报告的依据。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节
(4)出具验收报告。归口管理部门汇总小组成员出具的验收意见，形成书面验收报告。验收小组成员、监督人员在项目验收报告上签字确认，有不同意见的，应写明理由。采购人和使用人相分离的项目，应当在采购文件中明确使用人提供验收意见的方式，作为最终验收报告的依据。
对政府向社会提供的公共服务项目还要在验收通过后公开验收结果;对验收后形成固定资产的，资产管理部门将形成的资产登记入账。
3.违约处理。
供应商不按照政府采购合同约定履行义务的，业务需求部门报法规部门按照《民法典》的规定，中止、终止政府采购合同，追究供应商法律责任;同时，业务需求部门按照政府采购信用评价管理制度规定，对供应商履约情况进行评价、反馈归口管理部门。
4.验收模式。归口管理部门根据本单位实际，会同业务需求部门分类制定履约验收方案标准和程序。履约验收方案要明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。验收内容要包括所有技术和商务要求的履约情况，验收标准要包括所有客观、量化指标。不能明确客观标准、涉及主观判断的，可以通过在采购人、使用人中开展问卷调查等方式，转化为客观、量化的验收标准。
(八)资料归档
采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购活动结束后相关资料移交本单位档案室存档。
八、询问、质疑与投诉处理
(一)相关制度规定。采购法第六章，采购法实施条例第六章，财政部《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号)。
(二)职责分工。归口管理部门负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应商询问、质疑和投诉;督促采购代理机构依法规范答复应由采购代理机构负责答复的供应商询问、质疑;业务需求部门负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料;法规部门负责对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。
(三)基本流程。
1.询问答复。归口管理部门负责统一受理供应商询问，应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。根据委托代理及协议，对应由采购代理机构进行答复的询问，告知其向采购代理机构提出。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门就询问内容直接向供应商作出答复并予以记录，涉及其他内容，由归口管理部门作出答复。作出答复前，应当履行决策程序。
2.质疑答复。归口管理部门负责统一受理供应商质疑，严格按照《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号)规定的程序和要求受理、答复质疑，对项目进行处理;确保在收到供应商书面质疑后7个工作日内作出答复。作出答复前，应当履行决策程序。质疑事项成立的，按照《政府采购质疑和投诉办法》的规定对项目进行处理。发现供应商、采购代理机构、评审专家存在违法违规行为的，应当书面向财政局反映，并提供相关证明材料。
3.投诉答复。归口管理部门负责按照财政局投诉答复通知书的要求组织相关部门、采购代理机构和评审专家等研究答复意见，在规定时间内作出答复，如实提供相关证明材料。
涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门提出答复意见并提供证明材料;涉及其他内容的，由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。投诉事项不涉及采购人的，在答复时如实说明。作出答复前，应当履行决策程序。
财政局要求暂停采购活动的，归口管理部门应当组织立即暂停采购活动，依法告知相关参与各方;暂停采购活动期满，尚未作出投诉处理决定的，因项目情况特殊，确需继续开展采购活动的，由归口管理部门组织履行决策程序。
九、考核评价和奖惩机制
各部门政府采购工作开展情况及成效将纳入本单位对各部门的考核评价范围，归口管理部门负责对其他部门的政府采购工作开展情况进行考核评价，单位绩效管理部门负责对归口管理部门政府采购工作开展情况进行考核评价。
对个人的考核评价，可以根据岗位职责设置相应的考核指标，从日常和年度的目标考核、纳入党员积分制管理、评优评先职级职务晋升等方面入手。对在开展采购活动的过程中，出现的违法违纪违规问题，根据情节和危害后果，进行批评教育、组织处理、行政处分，移送纪检监察或者司法机关处理。
十、其他要求
(一)各部门应当根据本制度规定进一步细化完善本部门的内控制度机制，明确责任分工和决策程序，加强监督制约，规范权力运行，防范采购风险
(二)未纳入政府采购集中采购目录，单项或批量采购预算在政府采购限额以下的货物、服务和工程项目，由政府采购归口管理部门另行制定内部管理制度或者按照本单位非政府采购项目内部控制管理制度执行。
(三)归口管理部门将根据国家、湖北省政府采购法律规章制度的调整变动，及时更新完善本单位内部控制管理制度。
